چرا باید شرح وظایف شهرداری‌ها را بشناسیم؟

مهتاب خانلری: یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های شفافیت در مدیریت شهری، شناخت دقیق وظایف و مسئولیت‌های شهرداری‌ها است به نحوی که شهروندان به راحتی بفهمند هر بخش از شهرداری مسئولیت‌های چه کاری را بر عهده دارد تا بتوانند برای اصلاح یا بهبود امور مربوط به محله و شهر خود با آن تعامل ایجاد کنند. به عنوان مثال، برای مسائل مربوط به زیبا‌سازی، نظافت شهر یا ترافیک باید به چه کسی مراجعه کرد یا چه کسی مسئول رسیدگی به مسائل موجود است؟ این شناخت در صورتی میسر است که شهرداری‌ها چارت سازمانی، شرح وظایف و مشخصات مدیران و کارکنان مسئول آن را اعلام کنند.

علاوه بر آن تغییر یا اصلاح روند‌های شهرداری نیازمند وجود نظام اداری منظم و تعریف شده‌ای است. حتی استاندارد‌های مدیریتی و سازمانی خاصی وجود دارد که سازمان‌ها و شهرداری‌ها موظف به پیروی از آن هستند. اگر از هر یک ما بپرسند وظیفه شهرداری چیست بلافاصله یاد خدماتی می‌افتیم که روزانه شهرداری به آن مشغول است. از نظافت شهرِ گرفته تا نگهداری از معابر و صدور مجوز ساخت ساختمان. در حالی که امروزه شهرداری‌ها وظایف گسترده‌تری در حوزه شهری را بر دوش دارند که ممکن است بر ما عیان نباشد. از جمله ارائه تسهیلات برای فعالیت‌های فرهنگی و هنری و همچنین مشارکت در فعالیت‌های اقتصادی محلی از طریق جذب سرمایه گذاری. همچنین با پیشرفت فناوری، استفاده از سیستم‌های هوشمند در مدیریت شهری رواج پیدا کرده و مشارکت عمومی درتصمیم‌گیری‌های شهری افزایش یافته است. علاوه بر این، شهرداری‌ها توجه بیشتری به حفظ محیط زیست دارند و تغییرات قانونی و ساختاری نیز به بهبود کارایی و شفافیت عملکرد آنها کمک کرده است.

آگاهی از ساختار سازمانی شهرداری‌ها همچنین ارتباط مستقیمی با کارایی سازمانی دارد که شهر را اداره می‌کند. در سازمانی که مشخص نیست چه تعداد نیرو دارد و نیرو‌های آن چه وظایفی بر عهده دارند، امکان ارزیابی ازعملکرد آن نیز دشوار می‌شود. از این رو این حق شهروندان است تا بدانند که شهرداری آنان چه تعداد کارمند و مدیر دارد و هر یک از آنان چه وظایفی رابر عهده دارند و دارای چه تخصصی هستند؛ چگونه مراحل قانونی استخدام را طی کرده‌اند و چه میزان حقوق و مزایا دریافت می‌کنند.

چارت سازمانی همچنین به عنوان یک سند مهم، ساختار و سازماندهی دقیقی از وظایف و اختیارات شهرداری‌ها ارائه می‌دهد که با وظایف ذاتی آنها هماهنگ است. به عبارت دیگر، این سند نشان می‌دهد که چگونه واحد‌ها و ادارات شهرداری سازماندهی شده‌اند و چگونه ارتباطات و تعاملات بین آنها برقرار می‌شود. شفافیت در اعلام مشخصات کارکنان شهرداری درواقع راه را برای هر گونه انتصاب یا استخدام رانتی و رابطه‌ای می‌بندد وامکان را به شهروندان می‌دهد تا روند بکارگیری نیروی انسانی در شهرداری خود را راستی آزمایی کنند.

با این همه مزایایی که ذکر شد شواهد نشان می‌دهد تعداد اندکی از شهرداری‌های کشور چارت سازمانی خود را منتشر و اطلاعات مربوط به مدیران واحد‌های خود را به اشتراک می‌گذارند. در واقع بسیاری از شهرداری‌های کشور به طور عمومی با مشکلات ساختاری و عملکردی مواجه هستند و قوانین و مقررات مرتبط به آن به‌روز نشده‌اند.

وظایف شهرداری‌ها با در نظر گرفتن نیاز‌ها و وظایف مختلف این نهاد‌ها تدوین می‌شود و می‌تواند بر اساس وسعت، استعداد و ظرفیت‌های شهر متفاوت باشد. قوانین و مقرراتی که در تعیین چارت سازمانی شهرداری‌ها نقش دارند شامل قانون شهرداری‌ها، آیین‌نامه‌های داخلی، مصوبات شورا‌های شهر، دستورالعمل‌های اجرایی و قوانین مرتبط با مدیریت منابع انسانی هستند. این قوانین و مقررات چارچوب کلی برای تدوین ساختارسازمانی و نحوه عملکرد واحد‌ها و نیروی انسانی را مشخص می‌کنند. فرآیند تدوین و اصلاح ساختار سازمانی شهرداری‌ها در دفتر نوسازی، تحولاداری و فناوری اطلاعات سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌ها شکل می‌گیرد. اما در ترسیم ساختار سازمانی شهرداری یا به روز رسانی آن خودشهرداری‌ها نیز بی‌اختیار نیستند. به طور مثال در جریان اصلاح ساختار شهرداری کلان شهر‌ها از خود شهرداری‌ها نیز نظرخواهی شد.

وزیر کشور در دولت پیشین عنوان کرده بود تعداد نیروی انسانی شهرداری‌ها حدود چهار برابر ظرفیت مورد نیاز است. از این رو حدود ۸۰ درصد منابع شهرداری‌ها صرف پرداخت حقوق شود در حالی که هیچ شهرداری نمی‌تواند این حجم از حقوق را پرداخت کند؛ بنابراین به باور وزیر کشور وقت نیاز به بازنگری و تدبیر جدی در این زمینه وجود داشت. از این رو وزارت کشور سال۹۷ تصمیم گرفت تا اصلاحاتی در ساختار سازمانی شهرداری کلان شهر‌ها ایجاد کند.

انتشار چارت سازمانی و شرح وظایف شهرداری‌ها در واقع این امکان رابرای شهروندان ایجاد می‌کند تا دریابند شهرداری چه میزان ظرفیت برای بکارگیری نیرو دارد و چگونه از نیرو‌های خود برای خدمات رسانی به شهر استفاده می‌کند.

از این رو نه تنها معرفی مدیران و کارکنان و واحد‌های اداری اهمیت دارد، بلکه انتشار تعداد پست‌های سازمانی و متصدیان آن نیز برای شفاف‌سازی ضروری است.

برخی اوقات چارت سازمانی شهرداری‌ها از نظر تعداد واحدها، ساختار سازمانی، یا تخصیص منابع به اختیارات و وظایف آنها مناسب نیست. این ممکن است به دلیل تغییرات سیاسی، مدیریتی یا ساختاری در شهرداری‌ها رخ دهد که باعث عدم انطباق کامل چارت سازمانی با وظایف ذاتی شهرداری شود که اگر اصلاح نشود منجر به افت کارایی و کاستی در عملکرد شهرداری‌ها خواهد شد.

یکی از مشکلات اساسی در شهرداری‌های کشور، عدم تطابق ساختارسازمانی با شرایط جغرافیایی و توان‌های موجود در شهر‌ها است. این ساختار‌ها برای اغلب شهر‌های هم‌رده یکسان بوده و تفاوت چندانی ندارند. دریک پژوهش به طور نمونه وضعیت ساختار سازمانی شهرداری شیراز از جمله مشکلات و کاستی‌های موجود، مانند گسیختگی و عدم تطابق میان پست‌های سازمانی و وظایف محوله بررسی شده است. نتایج این پژوهش نشان می‌دهد که از مجموع ۹۶ پست سازمانی در شهرداری شیراز، ۴۲ پست یعنی تقریبا نیمی از آن خالی است. دلایل عمده این وضعیت شامل سیستم معیوب اشتغال، ساختار سازمانی نارسا و تداخل وظایف پست‌هاست. یک بررسی از ساختار سازمانی شهرداری ساوه نیز نشان می‌دهد که از مجموع ۸۳ پستسازمانی، ۳۱ پست اداری یعنی (۳۷ درصد) فاقد متصدی بوده است.

ایجاد یک واحد یا پست سازمانی در راستای ماموریت‌هایی است که قرار است بر عهده آن سازمان قرار گیرد. تغییرات و اصلاحات در چارت سازمانی شهرداری‌ها می‌تواند به بهبود کارایی، ارتقای کیفیت پروژه‌ها و مدیریت هزینه‌ها کمک کند. با بهینه‌سازی و جابجایی منابع انسانی، ادغام واحد‌ها و حذف پست‌های غیرضروری، می‌توان هزینه‌های اضافی را کاهش داد و از نیرو‌های کارآمد استفاده کرد.

ترسیم یک چارت سازمانی شهرداری به نحوی که مشخص باشد چه واحد‌هایی چه وظایفی برعهده دارند و توسط چه کسانی اداره می‌شوند یکی از شاخص‌های‌های مهم شفافیت در شهرداری‌ها است. این اطلاعات، اگر به‌صورت کامل و دقیق ارائه شوند، به شهروندان اعتماد بیشتری به عملکرد و اداره شهرداری می‌دهد. با دانستن وظایف شهرداری، شهروندان می‌توانند بهتر درخواست‌های خود را مطرح کنند، در فرآیند‌های تصمیم‌گیری شهری شرکت کنند و نظارت مؤثرتری بر عملکرد شهرداری‌ها داشته باشند و این آگاهی به بهبود کیفیت زندگی در شهر و ایجاد ارتباط موثرتر بین شهروندان و مدیران شهری کمک می‌کند.